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Wir freuen uns, dass Sie sich bei HPO Hildebrand Personal Optimierung GmbH bewerben wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sind eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Hildebrand Personal Optimierung GmbH
Neufelder Straße 20 27472 Cuxhaven
Für Fragen zum Datenschutz senden Sie uns eine Nachricht an Avallon GmbH / Karol Kruczynski unter https://mediaserver.avallon.de/api/848/anfrage/
Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Beim Zugriff auf die Domain https://k58926.coveto.de übermittelt Ihr Internetbrowser aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten. Diese Informationen werden getrennt von anderen Daten in sogenannten Log-Dateien gespeichert. Dabei werden folgenden Informationen von coveto erfasst:
Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden von coveto für einen Zeitraum von 12 Monate gespeichert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO.
Coveto setzt zwei Session-Cookies, die am Ende der Sitzung gelöscht werden.
(Kennung der Sitzung = AMA_xxxxxxxx, i18nLocale = Gewählte Sprache des Besuchers)
Beide Cookies sind ausdrücklich keine Tracking Cookies und erfordern daher keine vorherige Einwilligung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO.
Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wenn Sie uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an info@hpo-personal.de. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.
Im Rahmen unseres Bewerbermanagementsystems coveto setzen wir Funktionen ein, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basieren. Diese Funktionen dienen der Unterstützung unserer Mitarbeiter im Bewerbungs- und Recruitingprozess, beispielsweise bei der Strukturierung und Zusammenfassung von Informationen sowie bei der Erstellung und Überarbeitung von Texten.
Soweit dies für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist, können dabei personenbezogene Daten aus Ihrer Bewerbung, insbesondere Angaben aus Ihren Bewerbungsunterlagen oder aus der Kommunikation mit uns, durch ein KI-Modell verarbeitet werden.
Wir haben die von uns eingesetzten KI-Funktionen so konfiguriert, dass für die Verarbeitung von Bewerberdaten ausschließlich KI-Modelle mit Hosting innerhalb der Europäischen Union verwendet werden.
Die KI dient ausschließlich als Hilfsmittel für unsere Mitarbeiter. Entscheidungen über die Bewertung, Auswahl, Einladung oder Ablehnung von Bewerbern werden nicht ausschließlich automatisiert durch ein KI-System getroffen. Die Ergebnisse der KI werden von unseren Mitarbeitern geprüft; die Entscheidung im Bewerbungsverfahren verbleibt bei den hierfür zuständigen Mitarbeitern.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist, soweit die KI-gestützte Verarbeitung zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO betroffen sind, erfolgt eine Verarbeitung nur, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.
Im Rahmen der Personalvermittlung und bei Initiativbewerbungen können wir zur Unterstützung unserer Mitarbeiter ein KI-gestütztes Verfahren einsetzen, mit dem Angaben aus Bewerbungsunterlagen, insbesondere beruflicher Werdegang, Qualifikationen und Fähigkeiten, mit veröffentlichten Stellenanzeigen abgeglichen werden. Ziel ist es, Stellenangebote und potenzielle Arbeitgeber zu identifizieren, die zu Ihrem beruflichen Profil passen.
Hierfür setzen wir die Salesdriver-Funktion der index Internet und Mediaforschung GmbH ein. Soweit erforderlich, können hierzu personenbezogene Daten aus Ihren Bewerbungsunterlagen verarbeitet werden. index verarbeitet diese Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Für die KI-gestützte Verarbeitung wird Microsoft Azure einschließlich Azure OpenAI Service eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU bzw. des EWR. Die übermittelten Daten werden weder durch index noch durch Microsoft zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet.
Die Ergebnisse dienen ausschließlich der Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Suche nach geeigneten Beschäftigungsmöglichkeiten. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Ihre Bewerbung oder Vermittlung findet nicht statt.
Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer Initiativbewerbung, soweit sie für die Suche nach passenden Beschäftigungsmöglichkeiten erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Kandidaten, die aufgrund ihrer Einwilligung in unseren Bewerberpool aufgenommen wurden, erfolgt die entsprechende Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO werden nicht gezielt für die KI-gestützte Stellensuche verwendet.
Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.
Interne Stellen können Fachbereiche oder Abteilungen unseres Unternehmens sein.
Als externen Dienstleister setzen wir Coveto ein. Die coveto ATS GmbH, Alois-Thums-Straße 11, 63667 Nidda (nachfolgend „Coveto“), betreibt das E- Recruiting-System Coveto unter der Domain *.coveto.de, auf dem Unternehmen Stellenanzeigen schalten sowie Bewerbungen empfangen und verwalten können.
Coveto verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten personenbezogene Daten lediglich im Auftrag und für die Zwecke von HPO Hildebrand Personal Optimierung GmbH und ist daher sogenannter Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO.
Coveto.de ist die zentrale Plattform für unser Bewerbermanagement. Bei der Nutzung unseres Online-Formulars werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in coveto.de erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführt werden.
Im Rahmen des Bewerbermanagementsystems nutzen wir auch KI-gestützte Funktionen von coveto. Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies durch coveto und die für die Bereitstellung der von uns verwendeten KI-Modelle eingesetzten Unterauftragsverarbeiter auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsvereinbarungen. Wir verwenden für die Verarbeitung von Bewerberdaten ausschließlich KI-Modelle mit Hosting innerhalb der Europäischen Union.
Für die KI-gestützte Suche nach passenden Stellenangeboten setzen wir außerdem die Salesdriver-Funktion der index Internet und Mediaforschung GmbH, Friedrichstraße 62, 10117 Berlin, ein. index verarbeitet die hierfür übermittelten Kandidatendaten ausschließlich in unserem Auftrag und auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO.
Für die Bereitstellung der KI-gestützten Funktionen werden Microsoft Azure-Dienste einschließlich Azure OpenAI Service eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU bzw. des EWR. Die übermittelten Kandidatendaten werden weder durch index noch durch Microsoft zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet.
Es kann im Rahmen des Bewerbungsprozesses erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an verbundene Unternehmen weitergeben, sofern dies für den Zweck des Bewerbungsprozesses notwendig ist. Diese Weitergabe erfolgt ausschließlich in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Die verbundenen Unternehmen sind ebenfalls verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur für den vorgesehenen Zweck zu verwenden.
(1) Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
(2) Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool“), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 12 weitere Monate. Bei konkretem Anlass können wir Ihrer Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
(3) Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.
(4) Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung im Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
(5) Sie selbst können Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit löschen bzw. ein Löschbegehren stellen oder die Verarbeitung einschränken lassen.
(6) Im Rahmen einer Initiativbewerbung erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Bewerbung auf mögliche, aktuell oder zukünftig passende Stellenangebote hin zu prüfen. Ihre Daten werden in unserer Bewerberdatenbank gespeichert und ausschließlich für diesen Zweck verwendet. Wir bewahren Ihre Daten für einen Zeitraum von 12 Monaten auf, um sicherzustellen, dass wir Ihnen relevante Möglichkeiten anbieten können. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, Sie haben einer längeren Aufbewahrung ausdrücklich zugestimmt. Selbstverständlich behandeln wir Ihre Daten vertraulich und schützen sie gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen.
(7) Im Rahmen der Nutzung des Salesdrivers übermittelte Kandidatenprofile und daraus erzeugte Ergebnisse werden beim eingesetzten Auftragsverarbeiter für maximal 14 Tage inhaltlich gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht. Danach verbleiben lediglich technische Nutzungsprotokolle ohne Inhalte des Lebenslaufs.
(1) Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
(2) Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
(3) Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.
(4) Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
(5) Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
(6) Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mail an Avallon GmbH / Karol Kruczynski unter datenschutz@hpo-personal.de. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.
Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzhinweise für weitere Informationen im Hinblick auf die Nutzung unseres Internetauftrittes.
Sollten Sie Fragen haben, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Stand: August 2026